Vos démarches
Vie associative : un service à votre écoute
Au rez-de-chaussée du bâtiment municipal situé 15 rue Vicairie, le service Vie Associative (guichet unique, centre de ressources) est l’interlocuteur privilégié des associations.
Toute demande de subvention, de location de salles doit lui être adressée. Il se chargera de contacter le bon interlocuteur au sein des services municipaux et vous apportera la réponse à votre question.
Vous vous interrogez sur la création d’une association? Vous souhaitez connaître le fonctionnement des associations ? Vous avez besoin d’obtenir des précisions sur la réglementation? Vous avez besoin de conseils pour établir votre demande de subvention? Le service Vie Associative peut vous apporter une information, des conseils.
Le service Vie Associative est également à l’écoute des particuliers à la recherche d’activités dans le cadre associatif ou souhaitant s’investir en tant que bénévole dans une association.
N'hésitez pas à nous contacter !
Plus de 800 associations déclarées au Greffe du département dans des secteurs aussi variés que : Culture, Sports, Santé - Social, Enfance, Jeunesse, Éducation, Emploi-Économie, Loisirs, Citoyenneté – Vie dans les quartiers, Habitat-Logement, Environnement-Développement durable, Relations internationales...
Les Dossiers de demande de subvention sont en ligne !
Si vous avez déposé une demande de subvention de fonctionnement en 2017...
Vous êtes invité(e) à remplir un dossier simplifié, de préférence en PDF actif :
- Pour une demande de subvention de fonctionnement en PDF actif, cliquez sur le lien
- Pour une demande de subvention exceptionnelle en PDF actif, cliquez sur le lien
Les différentes étapes pour remplir le dossier en PDF actif
- Remplir le document
- Le signer
- L'enregistrer (enregistrement possible à tout moment de la saisie)
- Envoi par mail
Pour signer la demande, suivez la procédure décrite à la fin de l'annexe 1.
Vous préférez utiliser la version papier ?
- Télécharger le dossier de subvention de fonctionnement (.odt)
- Télécharger le dossier de subvention exceptionnelle (.odt)
Ces documents ne sont pas en word (.doc) mais en writer (.odt), un logiciel qui fait partie de la suite bureautique "Libre office" en open source et gratuite.
Vous n'arrivez pas à ouvrir ces documents ? téléchargez "Libre office" sur https://fr.libreoffice.org
En cas de questionnement, n'hésitez pas à consulter les annexes ci-dessous :
- Annexe 1 : Notice globale (renouvellement)
- Annexe 2 : Notice comptable
- Annexe 3 : Tableaux supplémentaires si vous utilisez la version papier.
C'est votre 1ère demande de subvention de fonctionnement ?
Vous devez remplir le dossier complet, de préférence en PDF actif
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Les différentes étapes pour remplir le dossier en PDF actif :
- Remplir le document
- Le signer
- L'enregistrer (enregistrement possible à tout moment de la saisie)
- Envoi par mail
Pour signer la demande, suivez la procédure décrite à la fin de l'annexe 1.
Vous préférez utiliser la version papier ?
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En cas de questionnement, n'hésitez pas à consulter les annexes ci-dessous :
- Annexe 1 : Notice globale (1ere demande)
- Annexe 2 : Notice comptable
- Annexe 3 : Tableaux supplémentaires si vous utilisez la version papier.
Demande de Subvention : COMMENT ÇA MARCHE ?
Les critères de recevabilité
En premier lieu, les différentes demandes seront analysées à partir de critères de recevabilité. Cette étape visera à vérifier le respect des fondements de la vie associative (basés sur la démocratie, la non-discrimination, la laïcité et la gestion désintéressée), le besoin réel de subvention et la pérennité de l’association et d'identifier l’intérêt général local des activités de l’association.
Cette première étape devra permettre de répondre aux questions suivantes :
- La situation structurelle de l’association est-elle saine et garantit-elle sa pérennité ?
- La situation financière de l’association est-elle saine et justifie-t-elle une subvention municipale ?
- Quel est l’impact de l’association sur la vie locale et au plan de l’intérêt général ?
- L’association bénéficie-t-elle déjà d’autres aides de la Ville, et dans quelles proportions ?
- La remise d'un dossier de demande de subvention complet dans les délais.
Appréciation de la demande de subvention
Une seconde étape dans le traitement des demandes résidera dans l’appréciation du soutien que la Ville peut apporter sur la base de critères spécifiques par politique publique.
Ces critères viseront à répondre aux objectifs suivants :
- Développer la cohésion sociale et le bien vivre ensemble
- favoriser la mixité des publics
- contribuer à l’inclusion des publics éloignés des activités associatives
- développer le lien social au plus près des publics en difficulté et des besoins
- soutenir l’initiation, la découverte et l’apprentissage de l’engagement citoyen et la prise de responsabilité des bénévoles notamment des plus jeunes - Contribuer à l’épanouissement individuel et collectif des habitants
- agir en faveur de l’éducation des plus jeunes
- contribuer à la santé et au bien-être des habitants
- développer les richesses éducatives, sociales, culturelles, sportives, économiques et de solidarité dans un intérêt général local
valoriser le développement personnel - Soutenir l’innovation et le dynamisme inter-associatif
- encourager l’innovation d’action qui contribue au dynamisme et modernisme de la Ville
( soutenir la mutualisation des moyens, les échanges et le partage des connaissances inter-associations - Favoriser l’animation, l’attractivité et le rayonnement du territoire
-participer à l’animation et l’attractivité du territoire
- intégrer le développement durable dans les actions entreprises
- veiller à un développement équilibré et harmonieux des actions des associations sur l’ensemble du territoire
La procédure de traitement des demandes de subventions
- Étape 1 - La demande
- 1 dossier unique
- 1 seul interlocuteur : service de la vie associative - Étape 2 - Préparation du dossier par l'association
- Étape 3 - Recevabilité de la demande
- selon les critères d'éligibilité - Étape 4 - Détermination du montant
- selon des critères et indicateurs objectifs d'appréciation
- passage en commission d'élus (vision globale et partagée)
- pérennité de la commission de l'Office du Sport - Étape 5 - Validation du montant en Conseil Municipal
- Étape 6 - Versement
Particularité des associations bénéficiant de plus de 30 000 €/ an de subvention de la Ville
- Acompte à hauteur 35 % de la subvention de n-1 sous réserve de la complétude du dossier dans le délai imparti et respect des critères d'éligibilité
- Validation de l'acompte en Conseil Municipal de décembre
- détermination de la subvention totale selon les critères d'appréciation en mai comme les autres associations
3 périodes de versement pour les plus gros montants :
- acompte de 35 % de n-1 au 1er trimestre
- complément en 1 à 2 versements suivant le montant déterminé (en mai : 35 % au 2ème trimestre / 30 % au 3ème trimestre)
Planning de traitement des demandes de subventions
- 1er septembre au 31 octobre
- transmission du dossier complet de demande de subvention - Novembre
- vérification de l'éligibilité de la demande
- transmission de la délibération pour l'acompte des associations concernées - Décembre
- acompte pour les associations bénéficiant de plus de 30 000€ de subvention par la Ville - Janvier à mars
- versement de l'acompte pour les associations concernées
- appréciation du montant de la subvention de fonctionnement et de la 1ère tranche des subventions exceptionnelles
- organisation des commissions - Avril
- transmission de la délibération - Mai
- validation des subventions par le Conseil Municipal - Juin à juillet
- organisation des commissions 2ème tranche des subventions exceptionnelles
- versement des subventions validées en mai - Septembre
- transmission des délibérations des subventions exceptionnelles - Octobre
- validation par le Conseil Municipal de la 2ème tranche des subventions exceptionnelles - Novembre à décembre
- versement de la 2ème tranche des subventions exceptionnelles.
Les dossiers sont à retourner par mail ou à déposer au Service Vie Associative, 15 rue Vicairie à Saint-Brieuc ou dans la boîte aux lettres extérieure en dehors des horaires d'ouverture.
Le forum des assos, c'est l'occasion, pour les associations, de présenter leurs activités de contribuer à la promotion de la vie associative briochine et de favoriser la rencontre entre élus, responsables associatifs, bénévoles et briochins.
C’est aussi l’occasion pour les associations de recruter de nouveaux adhérents et bénévoles ; d’échanger sur des pratiques et problématiques entre associations.
Bref un RDV incontournable pour les assos briochines!
Vous souhaitez Participer ?
Le forum est ouvert aux associations briochines c’est-à-dire ayant leur siège social à Saint-Brieuc ou menant leurs activités principalement sur la Ville, à but non lucratif, quel que soit leur champ d’intervention sportif, culturel, social...à l'exclusion de celles à caractère politique, syndical et religieux.
La date limite des inscriptions est fixée au 30 avril !
Inscrivez-vous !
Téléchargez la fiche d’inscription au forum
Consultez le règlement du forum
Vous organisez une manifestation ?
Nouveau : un Guide de l'organisateur de manifestation !
Le guide de l'organisateur de manifestation a été élaboré par la Direction Jeunesse Sport Vie Associative et Animation de la Ville est en ligne !
Ce nouvel outil s'inscrit dans la politique d'accompagnement de la Ville des organisateurs de manifestations.
Ce guide est destiné à faciliter vos démarches. Il répertorie les procédures et formalités à réaliser en fonction de votre projet de manière à déposer un dossier complet dans le délai imparti. N'hésitez pas à le consulter.
Pour tout renseignement complémentaire, l'agent en charge de la réception des formulaires d'organisation de manifestation reste à votre disposition ( Tel : 02 96 62 54 57)
Les formulaires d'organisation de manifestation sont en ligne !
Téléchargez le formulaire d'organisation de manifestation (.odt)
450 manifestations / an à Saint-Brieuc...
Chaque année, ce sont près de 450 manifestations tous secteurs confondus qui animent le territoire de notre cité.
Toutefois, la complexité des textes de lois et des réglementations multiples auxquelles s'ajoutent les consignes à respecter dans le cadre de l'état d'urgence ne facilitent pas le quotidien des organisateurs.
La réglementation pour l'organisation des manifestations est large et complexe avec des dispositions spécifiques selon le caractère de la manifestation mais son respect est fondamental car elle vise à garantir la sécurité du public, des travailleurs et des organisateurs.
De plus, depuis les attentats survenus en 2015 et la mise en place de l'état d'urgence, une vigilance accrue a été demandée pour l'organisation des manifestations et depuis l'attentat de Nice en juillet 2016, un dispositif anti-véhicule bélier est demandé pour certaines manifestations.
Dans ce contexte, les services de la Ville ont constaté la nécessité de mettre en place en partenariat avec les services de l’État et de la Direction Départementale de la sécurité Publique un cadrage clair afin de transmettre des consignes concrètes aux organisateurs.
Deux soirées d'information à destination des organisateurs de manifestations ont été programmées les 21 et 22 mars 2017 afin de sensibiliser les organisateurs à la gestion de la sécurité et de la sûreté des manifestations. Le diaporama diffusé lors de ces rencontres est à votre disposition sur simpe demande au service Vie associative.
La Ville propose de vous accompagner avec ses partenaires : la Préfecture, la Police Nationale, le Service Départemental d'Incendie et de Secours, dans la mise en place de vos manifestations tout en veillant à la sécurité et à la sûreté. Elle vous propose des procédures clarifiées et des outils d'accompagnement dans les démarches à entreprendre.
Par quel moyen dois-je déclarer ma manifestation?
L'organisateur d'une manifestation doit compléter le formulaire d'organisation de manifestation (en format PDF ou .doc) et l'adresser au service Vie Associative par courrier au 15 rue Vicairie ou par mail , au minimum trois mois avant le début de la manifestation.
Pour vous aider à compléter le formulaire, un guide des manifestations recensant les multiples réglementations sera accessible en ligne courant septembre 2017. Par ailleurs les agents qui instruisent vos dossiers suivront des formations (Analyse des Risques, sûreté, sécurité) pour mieux vous accompagner.
Qui va traiter ma demande ?
- Si le public attendu au plus fort de la manifestation (organisateurs, participants et spectateurs) est inférieur à 1 500 personnes, ma demande sera étudiée par la Ville.
Si nécessaire, l'analyse du dossier pourra donner lieu à une réunion associant les services concernés (coordination, sécurité, sûreté). A l'issue de l'instruction, la Mairie indiquera les éventuelles dispositions complémentaires à prévoir. - Si le public attendu au plus fort de la manifestation (organisateurs, participants et spectateurs) est compris entre 1 500 personnes et 5000 personnes, ma demande sera étudiée par la Ville.
Une réunion associant les services concernés (coordination, sécurité, sûreté) sera organisée sur site. A l'issue de l'instruction, la Mairie indiquera les éventuelles dispositions complémentaires à prévoir. - Si le public attendu au plus fort de la manifestation (organisateurs, participants et spectateurs) est supérieur à 5 000 personnes, la Ville transmettra votre demande à la Préfecture qui l'instruira en direct.
Qui puis-je contacter pour obtenir des informations complémentaires ?
- Le service Vie Associative de la Mairie qui enregistrera toutes les demandes de manifestations (par mail)
- Le service des sports de la Mairie pour les manifestations sportives (02 96 62 55 16)
- La Police Nationale: ( christian.chalon@interieur.gouv.fr ou stephane.le-scornec@interieur.gouv.fr pour des questions relatives à la sûreté de la manifestation afin de prévenir les actes volontaires malveillants.)
- Le SDIS : grp.ops@sdis22.fr pour des questions relatives à la sécurité de la manifestation afin de prévenir les accidents.
- La Préfecture : pref-grandsevenements@cotes-darmor.gouv.fr pour les manifestations de plus de 5 000 personnes.
La Ville met 8 salles à disposition des associations et des particuliers.
Pour obtenir l’autorisation d’organiser une loterie, la demande est à formuler en adressant au service Vie associative:
Téléchargez l'imprimé Cerfa de demande d'autorisation de loterie
Le service traitera votre demande et vous adressera un arrêté autorisant l’organisation d’une loterie.
Vous souhaitez organiser un vide grenier, une vente au déballage ?
Complétez l’imprimé « demande d’organisation d’une manifestation » et l’imprimé CERFA « Vente au déballage » ci-dessous et retournez-les avec copie de la pièce d'identité du demandeur au service Vie associative par courrier au BP 2365 –22023 – Saint Brieuc ou par mail.
Le service traitera votre demande et vous adressera un récépissé de demande valant autorisation.
Demande de local municipal: comment procéder ?
Les critères de recevabilité
En premier lieu, les différentes demandes seront analysées à partir de critères de recevabilité. Cette étape visera à vérifier le respect des fondements de la vie associative (basés sur la démocratie, la non-discrimination, la laïcité et la gestion désintéressée), le besoin réel de subvention et la pérennité de l’association et d'identifier l’intérêt général local des activités de l’association.
Cette première étape devra permettre de répondre aux questions suivantes :
- La situation structurelle de l’association est-elle saine et garantit-elle sa pérennité ?
- La situation financière de l’association est-elle saine et justifie-t-elle une subvention municipale ?
- Quel est l’impact de l’association sur la vie locale et au plan de l’intérêt général ?
- L’association bénéficie-t-elle déjà d’autres aides de la Ville, et dans quelles proportions ?
- La remise d'un dossier de demande de subvention complet dans les délais.
Appréciation de la demande de local municipal
Une seconde étape dans le traitement des demandes résidera dans l’appréciation du soutien que la Ville peut apporter en fonction de l'intérêt général local du projet associatif. Ces critères d'appréciation du projet associatif viseront à répondre aux objectifs suivants :
- Développer la cohésion sociale et le bien vivre ensemble
- favoriser la mixité des publics
- contribuer à l’inclusion des publics éloignés des activités associatives
- développer le lien social au plus près des publics en difficulté et des besoins
- soutenir l’initiation, la découverte et l’apprentissage de l’engagement citoyen et la prise de responsabilité des bénévoles notamment des plus jeunes - Contribuer à l’épanouissement individuel et collectif des habitants
- agir en faveur de l’éducation des plus jeunes
- contribuer à la santé et au bien-être des habitants
- développer les richesses éducatives, sociales, culturelles, sportives, économiques et de solidarité dans un intérêt général local
- valoriser le développement personnel - Soutenir l’innovation et le dynamisme inter-associatif
- encourager l’innovation d’action qui contribue au dynamisme et modernisme de la Ville
- soutenir la mutualisation des moyens, les échanges et le partage des connaissances inter-associations - Favoriser l’animation, l’attractivité et le rayonnement du territoire
- participer à l’animation et l’attractivité du territoire
- intégrer le développement durable dans les actions entreprises
- veiller à un développement équilibré et harmonieux des actions des associations sur l’ensemble du territoire.
Procédure de traitement des demandes
- Étape 1- La demande
- 1 dossier unique
- 1 seul interlocuteur : service de la vie associative - Étape 2- Complétude du dossier
- Étape 3- Recevabilité et attribution de la demande
- selon les critères d'éligibilité et la disponibilité des locaux
- passage en commission d'élus (vision globale et partagée)
Les demandes de locaux seront soumises à l'examen de la Commission d'Attribution qui se réunira 2 fois par an en février – mars et juin-juillet.
Les demandes doivent être transmises :
- Soit avant le 31 octobre pour un examen en Commission d'Attribution en février – mars,
- Soit avant le 28 février pour un examen en Commission d'Attribution en juin-juillet.
En pratique
Remplir le questionnaire de demande de locaux et le renvoyer à Hôtel de Ville- Place du Général de Gaulle- CS 72365 - 22023 Saint-Brieuc cedex 1.
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Ouvrir une buvette temporaire
Pour obtenir l'autorisation d'ouvrir une buvette temporaire, vous devez remplir le formulaire ci-dessous et le retourner complété au service Vie Associative au minimum 1 mois avant la date de début de la manifestation.
Depuis février 2014, les procédures de télé-déclaration concernant les modifications et les dissolutions d’associations peuvent être réalisées via Internet.
Ainsi, un changement de dirigeants, d’objet, de titre, de siège social ou encore de statuts d’une association ainsi que sa dissolution sont rendus encore plus faciles. Désormais, toutes les procédures obligatoires auprès du greffe concernant les associations loi 1901 sont dématérialisées en utilisant https://compteasso.service-public.fr